Préparer une intervention
Éléments à transmettre (J-15 jours ouvrés)
Avant votre session, merci d’envoyer au Chef de Projets :
- Pédagogie : CV actualisé, déroulé pédagogique détaillé, références bibliographiques ou lectures préalables.
- Supports : Support d’animation, exercices et cas pratiques.
Note : Les supports doivent respecter la Charte Graphique EN3S (Accéder à la charte graphique et télécharger le Masque PowerPoint et le fond d’arrière-plan pour visioconférence) et les Bonnes pratiques de l’accessibilité numérique.
Les supports pourront être fournis au format bureautique en amont de la formation aux participants qui en feront la demande
3.Logistique : Les besoins spécifiques en équipement ou disposition de salle :
ordinateurs indispensables, exercices à imprimer, salles de sous-commission, mise en forme en U, en conférence, sans table, avec paper board…
Pour plus de détails, se reporter au chapitre sur les moyens matériels mis à disposition
Matériel disponible en salle : Découvrir
Formation à distance
Mode d’emploi pour se connecter à une formation à distance sur Teams : Consulter
Qualité et Certifications
- Qualiopi : L’EN3S est certifiée. Cela atteste de la qualité de nos processus.
- Référentiel LeADDers : Toutes nos formations sont alignées sur ce nouveau référentiel de compétences.
Déroulement de la formation
Installation et Vérifications (Jour J)
Le 1er jour de la formation, se présenter sur le lieu de la formation ou se connecter 30 minutes avant le début de l’intervention.
- En présentiel : Contrôler que l’installation de la salle est conforme à la demande et tous les supports sont disponibles (diaporama, documents, feuilles d’émargement).
- Assistance : En cas de problème technique ou matériel (panne, mauvais supports), se rapprocher immédiatement du chef de projet pour les formations à Saint-Étienne et à distance, ou de Serge Dema pour les formations à Paris.
- En distanciel : S’assurer d’avoir reçu le lien d’émargement (Edusign ou Forms) avant le démarrage.
Ouverture de session (classe virtuelle ou présentiel)
À préciser aux stagiaires :
- Les horaires tels qu’indiqués sur le programme de la formation
- Les temps de pause (une pause de 15 minutes par demi-journée). Il pourra être demandé de fractionner les temps d’apprentissage pour s’adapter aux besoins des apprenants. Le chef de projet en informera en amont de la préparation.
- Que le déjeuner est libre sauf formation en résidentiel. Lorsque le stage se déroule en présentiel, chaque participant dispose de la liste des restaurants des alentours via le guide stagiaires. La pause déjeuner ne doit pas être inférieure à 45 minutes.
Émargement
- Émargement en ligne
L’émargement est maintenant 100% digital pour les sessions dites « catalogue / inter » et « duplication » au sein des organismes organisées par la direction de la formation continue.
Consulter le tutoriel en PDF et en vidéo
Protocole Edusign :
- Réception du lien : 1 heure avant le démarrage par mail.
- Actions de l’intervenant :
- Partager le lien dans le chat (Distanciel) ou via QR Code/Écran (Présentiel).
- Vérifier que chaque participant a signé (statut « En attente » vs « Signé »).
- Signaler les absents et ajouter les participants imprévus (Nom, Prénom, Organisme).
- Signer vous-même à chaque demi-journée.
Les participants qui n’auront pas émargé avant la fin de la journée seront considérés comme absents. Les feuilles d’émargement dans Edusign ne pourront plus être modifiées une fois verrouillées.
La transmission des émargements se fait automatiquement lorsque l’intervenant a signé. Des rappels seront transmis par mail à l’intervenant au cours de la session en l’absence de sa signature.
- Émargement papier
Transmettre les originaux des fiches d’émargement signés par demi-journée.
Si la formation se déroule :
- Sur les sites EN3S Saint-Étienne : vous devez remettre ces documents auprès de l’assistante de formation référente ou au chef de projets. A défaut, vous devez les remettre à un gestionnaire de formation du site.
- Sur le site EN3S de Paris : vous devez laisser ces documents dans la salle, l’agent d’accueil se chargera de les récupérer.
- En dehors d’un des sites de l’EN3S (chez le client, ou chez un loueur de salles) : Dans un délai de 5 jours ouvré à l’issue de la session de formation, l’original de chaque feuille d’émargement devra être transmis à l’EN3S, par remise en main propre auprès du service prescripteur, soit par voie postale.
- En distanciel : le lien communiqué par l’EN3S devra être rempli par les stagiaires et intervenants avant chaque début de demi-journée.
Déroulement de la formation
- Diagnostic : Réaliser un tour de table initial (auto-évaluation) pour appréhender le niveau de compétences et les attentes des stagiaires.
- Pédagogie : Utiliser obligatoirement un déroulé pédagogique (télécharger le modèle) . Privilégier une approche interactive et inclusive pour faciliter le partage d’expériences.
- Alerte : En cas de mécontentement du groupe sur le contenu ou les modalités pédagogiques, aviser immédiatement le chef de projets.
Clôture et Bilan
- Vérifier que tous les supports prévus ont été transmis aux stagiaires.
- Procéder à une évaluation des acquis et précisez aux stagiaires qu’ils recevront un lien pour le questionnaire de satisfaction.
- Compléter votre questionnaire de bilan après l’animation. Tout écart important avec le programme initial doit y être mentionné
Lors du départ de la salle, veiller à éteindre l’éclairage des salles, les ordinateurs et écrans.
Les engagements
Relation Clients & Image
Vous représentez l’EN3S. À ce titre, vous vous engagez à :
- Promouvoir une image positive de l’École et de l’Institution.
- Délivrer une prestation de qualité dans le cadre des objectifs, contenus et modalités arrêtés avec le représentant de l’EN3S ; en tant qu’intervenant, vous vous efforcerez de respecter le cahier des charges de l’action de formation.
- Respecter l’obligation de réserve : Éviter les sujets polémiques (politique, etc.) et respecter la confidentialité vis-à-vis des tiers.
- Exclusivité commerciale : L’EN3S est seule habilitée à négocier. L’intervenant ne doit pas répondre directement aux demandes clients sans accord.
- Non-concurrence : Interdiction de démarcher nos clients pour des objets similaires ou de faire la promotion de vos propres services durant la mission.
Déontologie
- Respect des valeurs de l’École : neutralité, laïcité, impartialité.
- Non-discrimination : interdiction de tout propos discriminant, sexiste ou stigmatisant.
- Confidentialité : respect des informations personnelles des élèves et stagiaires.
- Respect du RGPD : concernant les données des élèves et stagiaires, des supports pédagogiques, des photos/vidéos.
- Propriété intellectuelle : droits sur les supports créés ou utilisés.
Intelligence artificielle
L’IA fait l’objet de réflexions, de travaux de recherche et d’enseignements au sein de l’EN3S. Dans un contexte de diffusion croissante de l’intelligence artificielle générative, l’École souhaite offrir un cadre clair à l’ensemble de ses publics. Découvrez le charte IA Intervenant
Gestion des Imprévus
- Absence : Informer sans délai l’assistante référente et le chef de projets.
- Pour les intervenants consultants : Vous devez proposer immédiatement un remplaçant aux compétences équivalentes (soumission du CV pour validation).
Vie sur site & Sécurité
Accès aux sites (Saint-Étienne & Paris)
Règlement Intérieur
- Incidents : Prévenir immédiatement l’accueil en cas d’accident ou de malaise. Liste des Sauveteurs Secouristes (SST) Disponible à l’accueil.
- Incendie : En cas d’alarme, se munir du relevé de présence et diriger le groupe vers le point de rassemblement. Des exercices d’évacuation sont périodiquement effectués, il est obligatoire de s’y conformer. Il y a dans chaque salle de formation le plan d’évacuation.
- Interdictions : Tabac, vapotage et alcool sont strictement interdits dans les locaux.
- Responsabilité : L’EN3S décline toute responsabilité en cas de vol. Inviter les stagiaires à ne pas laisser d’effets personnels sans surveillance.
- Durant les heures de formation, les stagiaires ne doivent pas quitter l’enceinte du centre de formation.
- Discipline : En cas de problème de comportement d’un stagiaire, il vous appartient de lui rappeler les clauses prévues en matière de discipline ( règlement intérieur applicable aux stagiaires). Si le problème subsiste, vous devez immédiatement en informer le pilote de formation.
Dérogation collective d’horaire :
- En cas de demande de dérogation collective, les horaires de formation peuvent être revus à la marge.
- En aucun cas, la formation ne pourra débuter avant 8h30 et se terminer au-delà de 18h.
- Le temps de formation journalier doit respecter les 7 heures par jour (en présentiel) et minimum 6 heures par jour en distanciel de formation contractuelles (hors pauses).
Engagement Développement Durable
L’École est engagée dans une démarche de développement durable.
- Zéro Plastique : Aucune bouteille d’eau n’est fournie (loi anti-gaspillage). Des fontaines à eau sont disponibles à chaque étage.
- Impression Raisonnée : Les supports numériques sont privilégiés. Pas d’impression systématique, sauf besoin spécifique lié au handicap
Utilisation des moyens matériels
L’EN3S met à disposition les moyens matériels suivant :
Équipements en Salle
- Écrans tactiles Speechi : Interface Windows, connectiques USB/HDMI.
- Visioconférence : Caméras et capteurs son Logitech pour les sessions hybrides.
Écosystème Numérique
- Office 365 / Teams : Pour le travail collaboratif et les classes virtuelles (Mode d’emploi Teams).
- Une plateforme SharePoint permet la mise en ligne de supports pédagogiques pour une consultation via un accès Office 365 Microsoft, utilisée pour les élèves en formation longue. Pour le dépôt de supports, merci de se rapprocher du chef de projet EN3S.
- Le digital campus permet d’accéder à des formations en ligne
- L’outil Wooclap permet de rendre un cours ou une présentation interactive grâce à des questions, sondages et activités auxquelles les participants répondent en temps réel > Accéder au tutoriel
- Documentation : Accès sur mesure aux ouvrages et bases de données du Centre de Documentation.
Gestion administrative & contrat
L’EN3S envoie le contrat de prestation ou le bon de commande dans le cadre d’un marché en amont de la formation. Vous êtes tenus de respecter les termes du contrat/marché.
Pour les Formateurs Institutionnels
Pour les nouveaux intervenants : L’EN3S procède à votre qualification grâce aux 3 étapes suivantes :
- Étape 1 : Étude de la demande : formulaire
- Étape 2 : Entretien : si la demande répond aux besoins de l’EN3S, un entretien de qualification est planifié afin de confirmer l’adéquation des compétences techniques et pédagogiques à nos besoins.
- Étape 3 : En cas de qualification, celle-ci précise les dispositifs et les thématiques sur lesquels vous êtes qualifié et pourrez intervenir pour le compte de l’EN3S.
Espace Numérique Client (ENC) : Accéder au portail pour gérer vos contrats, vos demandes de déplacement et vos notes de frais.
Rémunération et remboursements : L’EN3S vous a sollicité en tant qu’intervenant vacataire, dont les dispositions sont régies par la règlementation en vigueur (Urssaf) : formateur occasionnel – ainsi que par les différents décrets qui fixent les conditions de prise en charge des interventions au sein de l’école. La rémunération est versée chaque fin de mois et dès lors que vos interventions sont effectuées et validées par les services métiers de l’École. L’élaboration et la signature du contrat de mission est indispensable pour le déclenchement des rémunérations.
Le service paie de l’École, se charge d’établir le bulletin de rémunération, celui-ci est remis à l’issue des interventions ; ainsi que les déclarations sociales auprès des divers organismes. Le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu est entré en vigueur le 1er janvier 2019, conformément à l’ordonnance n° 2017-1390 du 22 septembre 2017. Le taux de prélèvement est la seule information transmise à l’employeur par l’administration fiscale, qui reste l’interlocuteur unique du salarié. En cas de questions, il faudra contacter directement l’administration fiscale.
Pour toute question concernant le bulletin de salaire, se rapprocher du service paie de l’École.
Modalités de remboursement des frais de déplacement :
Décision 2025-05
Télécharger le barème des frais de déplacement.
Pour les Consultants (Marchés publics)
À l’issue de l’intervention, procéder à la remise d’une demande de paiement, après l’admission des prestations dans les conditions prévues au CCAP du marché.
Facturation : Dépôt exclusif sur Chorus Pro (Siret 19421879800016 / Indiquer votre n° d’engagement juridique (n° de commande)).